Bekerja dari rumah perbaikan terus menerus dalam implementasi ISO 9001 dan ISO 27001 dan menghadapi risiko baru Covid 19
Post Date : 10 April 2020
Viewed : 236 times

  • Bekerja dari rumah bukan merupakan hal yang mudah. Sebagai perusahaan Payroll Outsourcing yang telah mengimplementasikan standar ISO 9001 dan ISO 27001, kami mengantisipasi pandemic Covid 19 sebagai risiko baru yang penting dan sangat berdampak, tetapi perusahaan perlu memitigasikan risiko baru ini tanpa mengabaikan risiko lain yaitu keamanan informasi ataupun bagaimana menghindari menghindari miskomunikasi karyawan, bila bekerja dirumah.

    Selain itu karyawan perlu siap untuk menerima kondisi yang berubah ini, karena fasilitas di rumah mungkin belum dianggap memadai dan termasuk mengasuh anak. Hal yang lain perusahaan perlu menyiapkan infrastruktur Informasi teknologi antara lain VPN (Virtual Private Network) untuk mengakses data secara aman.

    Setelah pemerintah meminta karyawan untuk bekerja di rumah dan jaga jarak (social distancing), kami memilih bagaimana karyawan dapat menjaga jarak dan terhindari dari wabah dengan kebijakan sebagai berikut:

    1. Perusahaan mengijinkan karyawan untuk menggunakan jatah pengobatan untuk membeli vitamin C dan masker untuk menghindari wabah.

    2. Perusahaan menyediakan thermometer Pribadi untuk menyakini semua karyawan bekerja dalam kondisi sehat karena karyawan dapat mengukur suhu badannya sendiri.

    3. Perusahaan meminta karyawan untuk tidak menggunakan transportasi umum, karena risiko terkena wabah covid 19 akan lebih besar. Bahkan perusahaan menyediakan sarana tinggal sementara baik dikantor maupun di apartemen atau karyawan diijinkan untuk bekerja kantor lain yang merupakan Disaster Recovery Center agar karyawan dapat menjaga jarak dan menghindari transportasi umun

    Setelah seminggu kondisi semakin memprihatinkan, baik karyawan ataupun manajemen memutuskan agar konsultan senior boleh bekerja di rumah dan pada saat itu konsultan senior sudah lebih siap menerima kondisi dan tim IT sudah lebih siap menyiapkan infrastruktur seperti VPN dan lap top untuk dapat digunakan di rumah.

    Namun hal ini belum cukup, karena kami mengevaluasi hasil bekerja dari rumah oleh tim senior tidak semudah dibayangkan. Internet yang ada belum tentu memadai yang mengakibatkan karyawan tidak dapat membuka file yang besar ukurannya. Maka kemudian tim IT elakukan langkah perbaikan dengan menggunakan Remote Desktop didalam VPN agar dapat lebih cepat membuka file tanpa mengkompromikan  keamanan. IT juga menyiapkan perangkat untuk bekerja dari rumah bagi semua karyawan kantor. Akhirnya pada 1 April kami semua melakukan pekerjaan dari rumah dengan pertemuan bersama secara online seminggu sekali, termasuk kami menyiapkan Prosedur dan Kebijakan Operasi Standar khusus untuk melakukan pekerjaan alih daya penggajian dari rumah yang mengutamakan agar setiap orang lebih proaktif bekerja dari rumah.

    Kita melihat hal ini sebagai bagian dari semangat untuk meningkatkan terus menerus dengan menerapkan ISO 9001 dan ISO 27001 dan kami sudah memiliki infrastruktur yang relative lebih siap agar keamanan informasi dan kualitas kerja dapat terjaga, seperti antara lain:

    - Menggunakan software cloud Myquantumhr yang kami kembangkan dengan koneksi yang dienkripsi dan diverifikasi oleh Global Sign. Namun khusus untuk bekerja dari rumah, kami kembangkan pelaporkan kehadiran (check in check out) melalui employee self services.

    - Menggunakan teknologi VPN untuk mengambil data di server, sehingga keamanan atas informasi tetap terjaga.

    - Menggunakan software Basecamp sejak awal tahun 2020, yang kami gunakan untuk menyakini semua orang melakukan pekerjaan sesuai cek list yang ada dan melaporkan apa yang dikerjakan secara harian.

    - Sejak kantor kami berada di dua lokasi, kami sudah secara bulanan menggunakan zoom ataupun skype untuk diskusi antar kantor, sehingga sekarang pertemuan ini dilakukan seminggu sekali.

    - Budaya perusahaan yang baik dalam memenuhi indikasi kinerja utama yaitu keakuratan, tepat waktu dan kerahasian.

    Kami berharap pemerintah dan masyarakat kita dapat mengendalikan Pandemi Covid 19 cepatnya, agar kita semua dapat bertahan dan tetap sehat. Sebagai perusahaan jasa semoga pengalaman kami di atas dapat memberikan ide bagaimana infrastruktur dan budaya kerja dapat saling mendukung.

     

     

    Work from home - a continuous improvement in implementing ISO 9001 and ISO 27001 and face with a new risk Covid 19

     

    Work from home is not an easy thing to do. As a payroll outsourcing company that has implemented ISO 9001 and ISO 27001 standard, we anticipated Covid 19 Pandemic as a significant risk that affects both health of employees and the business. But the company needs to mitigate how this new risk without neglecting other risks, which are information security and how to avoid misunderstanding between employees if employees work from home.

    Also, the employees need to accept this change condition because the facility at home may not be proper and include how to take care of a child when she works at home. In contrast, the company needs to provide IT infrastructure such as a VPN (a virtual private network) to get safe access.

    After the government orders employees to work from home and social distancing, we chose how employees can maintain social distancing and avoid this pandemic with these policies.

    1. The company allows employees to buy vitamin C and masker and reimburse them as a medical allowance to avoid pandemic.

    2. The company provides individual thermometer to ensure that the employees work in the right health conditions because the employees can measure his/her body temperature before he/she goes to work.

    3. The company orders the employees not to use public transportation anymore because the risk is higher to get Covid 19 pandemic. Even the company provide temporary settler at office or apartment for employees to stay. Or the employees can work in the disaster recovery center, which is another available office to maintain social distance in office and avoid public transportation.

     

    As the following week, the condition worsened, so both employees and management decided that the senior consultants can work from home. At that time, the senior consultant has been more ready to accept the condition, and the IT Team has prepared to prepare VPN and laptop to be prepared to use at home.

    However, this is not enough, we evaluated what we learned from senior consultants on how to face working from home, and we found that the internet at home is not as good as expected, and some employees cannot open the big files. So IT can make improvements such as utilize the remote desktop access from Microsoft server under VPN, sot that the employee can be fast to access the big file without comprising the security. At last, on 1 April, we were ready to work from home for the whole office and conducted an online meeting once a week and prepared a new standard operating procedure and policy so that everybody will be aware and proactive to work from home.

    We see this as a spirit of continuous improvement with the implementation of ISO 9001 and ISO 27001, and we have relatively ready to have foundations of information security and work quality which is follow

    - Use myquantumhr, our cloud software with encrypted and verified by Global Sign. However, we develop an additional function, which is check-in and check out from home at employee self-services.

    - Use VPN technology to access server, so that we keep safe information

    - Use basecamp software that we have implemented since January 2020 so that everybody can do according to the checklist and report daily.

    - Use zoom or skype to have a monthly meeting between two office locations, as we have work in two places since September 2019, now we make it into once a week.

    - Have a Good Corporate culture to meet with Key Performance Indicators. Our Key Performance Indicators are accurate, on-time, and confidentiality.

     

    We hope the government and our society can control this Covid 19 pandemic as soon as possible, so that we can survive and keep healthy. With a service company, we hope this story can give an idea of how infrastructure and company culture can support each other.