ISO 9001 can make it Better, Simpler and Faster
Post Date : 15 April 2018
Viewed : 114 times

  • ISO 9001 membuat lebih baik, lebih sederhana dan lebih cepat [Please scroll down to read English Version]

    "ISO 9001 dapat membuat lebih baik, lebih sederhana dan lebih cepat" merupakan pesan dari Bapak Rudi Antoni Direktur Marketing dari British Standard Institution (BSI) pada saat beliau menyerahkan sertifikat ISO 9001 kepada Widya Presisi Solusi untuk Sistem Manajemen Mutu untuk Jasa Penyedia Sumber Daya Manusia dan Penggajian pada tanggal 11 April 2018.

    Sertifikat ISO 9001 berarti baik bagi Widya Presisi Solusi maupun saya sendiri. Menjadi konsultan ISO 9001 selama 24 tahun, hal ini merupakan suatu proses membawa organisasi/perusahaan untuk mengimplementasi “Plan-Do-Check-Act”. Selain itu ISO 9001 membantu perusahan baik memahami kebutuhan Klien  dan juga bagaimana memberikan keunggulan pelayanan (“service excellence”) dalam hal ini memberikan proses penggajian yang akurat, tetap waktu dan secara rahasia setiap bulan.

    Namun sertifikat ISO 9001 ini menjadi lebih penting bagi saya dan Widya Presisi Solusi secara Pribadi. Saya yakin atas pentingnya memahami kebutuhan kebutuhan klien yang tercermin atas pengalaman saya dan manager saya untuk tidak saja memahami kebutuhan klien tetapi juga memahami peraturan khususnya peraturan pajak yang dapat memberikan konsekuensi besar yaitu antara lain denda bila klien tidak mematuhinya. Oleh karena itu saya ingin tim saya memahami hal ini sama pentingnya memahami hal ini.

    Contoh lain adalah ketika berdiskusi dengan calon klien, saya dapat memahami bahwa Beliau tidak puas dengan konsultan saat ini, karena Beliau merasa terganggu dengan konsultan saat ini yang tidak memahami keinginannya dengan menanyakan kembali apa yang sudah beliau sampaikan. Hal ini merupakan umpan balik yang sangat baik untuk menghindari hal ini terjadi pada Widya Presisi Solusi. Saya melihat bahwa  ISO 9001 mensyaratkan kita untuk memastikan kami memahami kebutuhan klien dan mengharuskan adanya komunikasi melalui email dan mendokumentasikan untuk memastikan keinginan klien telah dipahami dan dokumentasi tersebut menjadi cek list untuk klien tersebut.

    Kami mengimplementasikan “Plan-Do-Check-Act” untuk memastikan apa yang klien butuhkan dapat terukur dengan baik melalui kepuasan klien maupun dari umpan balik klien. Setiap umpan balik harus diperhatikan untuk diperbaiki dan dilakukan tindakan korektifnya sebagai bagian sistem untuk pembelajaran sehingga tidak terjadi lagi. Dengan tantangan dari Pak Rudi Antoni "untuk membuat lebih baik, lebih sederhana dan lebih cepat" memberikan hal arti yang  lebih mendalam atas apa yang disyaratkan dari ISO 9001 yaitu proses untuk lebih baik merupakan hal yang terpenting dan bukan hanya hasilnya saja. Jika kita dapat membuat proses lebih sederhana dan lebih cepat, saya kira klien tidak saja lebih efisien tetapi juga akan lebih senang dan hal itu akan memberikan hal yang lebih baik bagi organisasi juga.

    Sekarang saya menyadari dan bersyukur, meskipun saya mendirikan Widya Presisi Solusi pada tahun 2013 dengan pengalaman di bidang Alih Daya Penggajian selama 14 tahun dan ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu tertanam pada organisasi, saya telah membawa organisasi ini berkembang dengan kinerja yang konsisten. Bahkan dengan ISO 9001:2015, hal ini sangat berguna, karena Tim harus melakukan Penilaian Risiko dan berpikir mengenai risiko apa saja yang timbul bila tidak melakukan sesuatu, sehingga ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu telah memberikan kerangka yang sangat baik untuk kami mengimplementasikan bagaimana memahami kebutuhan klien.

    Jadi pencapaian sertifikat ISO 9001 adalah awal dari Widya Presisi Solusi untuk mendapatkan tantangan berikut mendapatkan sertifikat ISO 27001, karena saya memahami hal ini merupakan kebutuhan klien untuk memastikan keamanan informasi dan saya mengharapkan tantangan dari Pak Rudi Antoni dapat terjadi di organisasi kami juga.

    Terima kasih untuk Pak Rudi Antoni, Pak Agung Sumantri sebagai Lead Auditor dan Tim BSI yang meluangkan waktu dan memberikan inspirasi mendalam pada perayaan dan sesi penyerahan sertifikat, saya juga berterima kasih untuk Pak Danang Gunarto sebagai Auditor dalam Tahap I dan Tahap II, Ibu Yolanda Noveria yang memperkenalkan BSI kepada saya, sehingga Widya Presisi Solusi mendapatkan BSI Kitemark dan membuat Excellent itu menjadi kebiasaan.

     

    ISO 9001 can make it Better, Simpler and Faster

    “ISO 9001 can make it Better, Simpler and Faster” is a remark from Mr Rudi Antoni (Marketing Director from the British Standard Institution (BSI)) as he awarded the ISO 9001 certification to Widya Presisi Solusi for Quality Management System in the provision of Human Resources administration and payroll services on 11th April 2018.

    The ISO 9001 certificate is both meaningful for Widya Presisi Solusi and for myself. Being a consultant for the ISO 9001 for 24 years this is another process in bringing an organization/company in implementing the “Plan-Do-Check-Act”. Additionally, the ISO 9001 helps a company to understand a customer’s need and how to provide an excellent service (in this context - to provide an accurate, punctual and confidential payroll process every month).

    However, this ISO 9001 certificate is personally more meaningful for myself and for Widya Presisi Solusi. This is because I believe in the importance of knowing a client’s need, which is reflected in my personal experience and the experience of my managers in understanding the context of certain regulations. This is especially applicable in navigating through tax regulations that carries a massive consequence (fine) for clients if they fail to comply with the current regulation. I wanted my team to equally recognize the importance of this too.

    Another example of this is in another case with a prospective client. I was able to understand what the current consultant was not achieving - the client’s frustration was that the current consultant had difficulty in contacting different members of the company causing unnecessary confusion and additional work. This was a very good feedback for me as it allows me to ensure this did not happen in Widya Presisi Solusi. I have found that the ISO 9001 forces us to understand the client’s needs and communicate it through email or a written document. The documentation allows us to come up with our checklist for that particular client.

    We also implement a “Plan-Do-Check-Act” system to ensure that a client’s-need can be measured in the form of a client satisfaction survey or client feedback. With every feedback received, there should be a correction and corrective action implemented to ensure continuous improvement of the current system.

    With the challenge from Mr Rudi Antoni in mind, regarding making it “better, simpler and faster,” I believe that the ISO 9001 has given me an insight that the process in achieving a substantial result in a company’s improvement is as important as the result itself. If we are able to make the process in itself simpler and faster, I believe clients will not only be more efficient but also happier.

    Now do I realize and also I am grateful that although I only established Widya Presisi Solusi in 2013, with my experience in payroll outsourcing for more than 14 years and with this ISO 9001 Quality System embedded in this organization, I am able to bring this the organization to grow consistently in performance. We achieved the ISO 9001:2015 previously which I have found extremely helpful as it has forced the team to conduct a Risk Assessment. This allowed us to think through the risks involved in not implementing something. From there we embraced the challenge of going through the ISO 9001 Quality Management System. This ISO 9001 Quality Management System has provided an excellent framework in understanding the client’s needs.

    Therefore, this achievement is merely the beginning for Widya Presisi Solusi to embrace our next challenge - to obtain the ISO 27001 certificate. This, I have understood, has been a concern from our clients in the past as the ISO 27001 ensures data and information security which understandably is essential in our role. I would welcome this challenge from Mr Rudi Antoni for Widya Presisi Solusi to continue making the company “Better, Simpler and Faster”.

    Thank you once again to Mr Rudi Antoni, Mr Agung Sumantri (as Lead Auditor) and to the entire BSI team for spending so much time in helping us pursue this goal and for their profoundly inspirational speeches during this celebration and certification award session. I would like to extend my gratitude to Mr Danang Gunarto as the Auditor during the Audit Stage I and Stage II and Ms Yolanda Noveria who introduced BSI to me, without whom Widya Presisi Solusi would not have been able to obtain the BSI Kitemark and continue to evolve into a better company.